Despacho de aduanas en España: La mega guía definitiva

Y en esta mega guía vamos repasar todas las cosas que debes conocer para entender qué es un despacho de aduana, cómo hacerlo y cómo puede afectar a tu empresa o negocio. 

¿Qué es un despacho de aduanas? 

El despacho de aduanas son todos los procedimientos legales que se deben cumplir para poder importar o exportar una mercancía o producto. 

En el caso de España estos procedimientos dependen directamente de la Agencia Tributaria, que es la que controla las aduanas. Además, este procedimiento es recurrente. Es decir, es un procedimiento que debe realizarse cada vez que importamos o exportamos un producto o mercancía. 

El objetivo del despacho de aduanas es confirmar que la mercancía que se declara como importación o exportación, es cierta – que es efectivamente esa mercancía y no otra – que está pagando los debidos aranceles o tasas y que además es mercancía de curso legal. 

Las fases de un despacho de aduanas

Para simplificar cómo funciona el despacho de aduanas, te diremos que consta normalmente de tres fases y que puede tener además cuatro canales de procesamiento diferentes. ¡Vamos a revisarlos todos! 

1. Declarar la mercancía

Lo primero que debes hacer si deseas importar o exportar productos desde o hacia España es declarar las mercancías. 

Hoy en día este proceso se realiza de forma automatizada a través del servicio de la Agencia Tributaria llamado “Aduana Electrónica”. 

Recuerda que los requisitos y normas para importar o exportar desde o hacia España dentro de la Unión Europea, son diferentes a los que se requieren si es de un país ajeno a la Unión Europea. 

En el caso particular de las importaciones y exportaciones dentro de la Unión Europea, se usan las declaraciones sumarias ENS y EXS. 

Para evitarte problemas, lo mejor es que busques la ayuda de un agente de aduanas. Un agente de aduanas te ayudará a evitar errores y a cumplimentar los formularios de forma correcta. Algo muy necesario pues la normativa es extensa y específica por cada tipo, rubro o familia de productos. 

Recuerda que los agentes de aduanas no son funcionarios públicos. Pero el acceso a este oficio está estrictamente regulado por el Estado, en concreto por la Agencia Tributaria.

2. Verificar la mercancía

Una vez hayas declarado la mercancía las autoridades aduaneras procederán a confirmar que lo que has declarado es lo correcto. 

Para ello se asignará un circuito o canal a la mercancía presentada:

• El canal verde significa que solamente con presentar la documentación, si todo está en orden, el envío pasa automáticamente a la aduana. Esto es para productos y mercancías que están poco reguladas o que se suelen exportar e importar con mucha frecuencia. 

• El canal amarillo significa que la documentación no está completa y que falta presentar algún documento para que la mercancía pase la aduana. Este canal es la primera señal de que puedes tener un problema y que tu paquete puede quedar retenido en aduana. ¡Si este fuese el caso, te recomendamos echarle un ojo a este artículo sobre cómo recuperar un paquete retenido en aduanas! 

• El canal naranja significa que la autoridad aduanera necesita comprobar alguno de los datos que hemos presentado- los documentos – para asegurarse de que todo es correcto.

• El canal rojo significa que la autoridad aduanera necesita inspeccionar los productos físicos que componen el envío. Este escenario es el peor posible. Y generalmente representará que existe algún problema grave con tus mercancías. 

3. Liberar la mercancía 

Esta es la fase final del despacho de aduanas. Si tu producto o mercancía ha cumplido con todos los requisitos solicitados por las autoridades aduaneras, entonces el despacho de aduanas cierra su ciclo y tu producto es “liberado” para que pueda continuar con su recorrido hasta la aduana del lugar de destino. Donde el ciclo comenzará nuevamente. 

¿Pero qué debemos tener en cuenta para evitar un despacho aduanero fallido? Pues vamos a repasar algunos datos claves para que puedas realizar despachos aduaneros exitosos. 

Un consejo que puedes utilizar para hacer que este tipo de trámites farragosos como el despacho aduanero sean más ligeros, es mantener una línea clara de comunicación con tus clientes. 

¡Para eso, nada mejor que un aliado como isendu, que te ayuda a convertir tu plataforma logística en una poderosa herramienta de marketing! 

¿Cuánto tarda en pasar un paquete por la aduana en España?

Habitualmente un paquete en aduanas en España puede tardar en ser liberado entre 5 y 30 días. Este rango de tiempo es muy variable y depende de muchos otros factores difíciles de ponderar: nivel de saturación de la aduana, tipo de mercancía y papeleo que requiere, condiciones portuarias o aeroportuarias, etc. 

Generalmente, los paquetes tardan en pasar por aduanas en España una media de 7 días. Si no sucede nada excepcional ni en las aduanas, ni con la mercancía. 

¿Cómo sé si el paquete completó el despacho aduanero de importación? 

Lo más normal es que la empresa que esté realizando la logística de aduanas a tu nombre, o a nombre de tu ecommerce, te indique que el paquete ha llegado a aduanas con un Aviso de Llegada a Aduanas que puede llegar por correo físico o por mensajería digital. 

En este aviso se indicarán los pasos previos a realizar para el despacho del envío ante la Aduana y normalmente se te pedirá algún tipo de confirmación. 

Lo próximo que recibirás es un mensaje con el presupuesto – el costo en aranceles aduaneros – de la importación de ese producto. 

En este punto la empresa que realiza la logística a tu nombre seguramente añadirá algunos costos extra por ser los encargados de tramitar el despacho aduanero de importación. Si estás de acuerdo con el presupuesto, se te pedirá realizar el pago. 

Recuerda: ningún producto puede salir de aduana sin haber sido pagados sus aranceles. 

Una vez que has pagado los costos de importación, el producto es liberado por aduanas y el trámite del despacho aduanero de importación está finalizado. 

¿Todos los despachos aduaneros son iguales? 

No. Como mencionamos anteriormente existen diferencias claras entre un proceso de despacho aduanero dentro de la Unión Europea y fuera de la Unión. 

Por ejemplo, los 27 países de la Unión Europea forman un territorio único a efectos aduaneros: el Territorio Aduanero Comunitario (TAC), que gestiona de forma unificada todas las mercancías que entran y salen de la UE.

 El comercio entre los países dentro de estas fronteras no se consideran importaciones ni exportaciones sino expediciones, ya que no cruzan ninguna aduana. Y por tanto, no existe el despacho aduanero dentro de la mayoría de los territorios de la UE. Sino solamente la expedición.

¿Pero cuando decimos “la mayoría de los territorios de la UE” a qué nos referimos? Pues a las zonas especiales, que se rigen por otras normas.  

Despachos aduaneros en zonas especiales de la UE 

Inclusive en el TAC hay excepciones: los llamados territorios especiales de la Unión Europea.

La lista completa de países y territorios que se incluyen o no dentro del TAC están en el artículo 4 del Reglamento europeo que establece el Código Aduanero de la Unión.

Pero para ayudarte a simplificar esto te ponemos las tres categorías fundamentales y algunos ejemplos con el territorio español como marco. 

• Regiones autónomas especiales: Zonas intracomunitarias que se rigen por reglas especiales. Es el caso, por ejemplo, de las ciudades autónomas de Ceuta y Melilla, que pertenecen a la UE pero no al TAC. Por lo tanto, las mercancías que entran y salen allí se tratan como importaciones y exportaciones, aunque con beneficios arancelarios.

• Regiones ultraperiféricas:  Zonas que, aunque forman parte de algún país de la UE, se encuentran físicamente separadas de él. Por ejemplo las Islas Canarias. Por eso los envíos a Canarias están sujetos a trámites aduaneros particulares. 

• Países y territorios de ultramar: Países con acuerdos con la Unión Europea, aunque no forman parte de ella. Por ejemplo Chipre del Norte y Mónaco. En razón a este tipo de convenios, no son de la UE pero sí forman parte del TAC.

¿Dónde se realiza el despacho aduanero?

El despacho aduanero se realiza en la aduana. Esto es incuestionable. Pues es allí donde se pueden verificar las mercancías que se desean importar o exportar. Y es a la aduana a donde deben llegar los documentos de dichas mercancías de forma telemática o física. 

Hoy en día, el papeleo requerido por el despacho aduanero se realiza de forma virtual a través de los agentes aduaneros. Así que, aunque en efecto continúa físicamente realizándose el proceso en la aduana, la realidad es que rara vez el agente aduanero visita físicamente el lugar donde se ejecuta el despacho. 

Finalmente, te recomendamos que estés muy atento a los despachos aduaneros que hagas por vez primera, sea porque los hagas tú mismo o porque los haga una empresa que contacte con un agente de aduana por ti. Pues cada producto o mercancía, puede presentar dificultades únicas.